Die richtige MLM-Software finden
Inhaber und besonders die Gründer eines MLM-Unternehmens haben es schwer eine richtige MLM-Software zu finden.
Sie treffen Produktentscheidungen, bestimmen die Werbung, stehen auf der Bühne und organisieren den Außen- und Innendienst. Das wichtigste Organisationsmittel ist die EDV oder noch treffender, das Computerprogramm, dass sie für Ihre MLM-Organisation einsetzen. Während aber MLM-Unternehmer genaue Vorstellung von Produkten und Ihrem Vertrieb haben, besitzen die wenigsten exakte Kenntnisse über die Anforderung einer MLM-Software. Doch Ihnen kann geholfen werden. Hier ein paar Tipps.
Eine Software ist wie eine Frucht, sie muss reifen, damit sie schmeckt. Die MLM-Software sitzt näher an der Haut als die Brille, wenn die Software nicht funktioniert, tut es unter der Haut weh. Doch wie erkennt man eine reife Software?
Wir beschreiben in dieser Serie die Möglichkeiten einer solchen Software, die Auswahlverfahren und die notwendigen Checklisten. Die meisten Hersteller bieten ihre Programme in einzelnen Modulen an. Dies ermöglicht den gezielten Kauf der benötigten Programmteile und schont vor allem für Ihren Geldbeutel.
Grundsätzliche Hinweise zum Kauf
Sie sollten klare Vorstellungen von den Anforderungen der Software besitzen. Wesentlich dabei ist, dass die Software ihren Anforderungen möglichst nahe kommt, eventuell sogar angepasst wird. Auf keinen Fall sollten Sie ihre Vorstellungen der Software anpassen. Hier hilft das Pflichtenheft des Softwareherstellers. Das Pflichtenheft ist das Ergebnis ihrer Aufgabenstellung und Wünsche, die Sie im gemeinsamen Gespräch mit dem SW-Hersteller festgelegt haben. Der Hersteller des MLM-Programms beschreibt ihnen im Pflichtenheft das Ergebnis dieses Gespräches und legt sich damit auf den Funktionsumfang des Programms fest. Damit nun keine Missverständnisse aufkommen, denn diese gehen zu ihren Lasten sprich Kosten, müssen Begriffe in diesem Pflichtenheft definiert sein und Abläufe in bildlicher Form vorliegen. Dies trifft insbesondere auf die Abrechnung zu. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass selbst Begriffe wie Ebene, Generation und Stufe erläutert werden müssen, denn in den einzelnen Vertrieben werden Begriffe unterschiedlich gelehrt. Das Pflichtenheft offenbart, ob SW-Hersteller und Sie die gleiche Sprache sprechen. Teuere Missverständnisse werden dadurch vermieten.
Tipp: Klären Sie ab, ob das Beratungsgespräch kostenlos und unverbindlich ist. Fragen Sie nach, ob das Pflichtenheft kostenpflichtig ist.
Handbuch
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass mit der Software ein Handbuch ausgeliefert wird. Dies aus gutem Grund. Sei benötigen wirklich ein Handbuch, indem Sie in Notfällen nachschlagen können, und Sie sollten per Handbuch auch das System aufbauen, quasi ein Handbuch Installation und erste Schritte sollte vorhanden sein.
Tipp: Schauen Sie sich das Handbuch genau an, denken Sie daran, dass Sie mit dem Handbuch arbeiten müssen.
Global Player
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch die Anforderungen an das MLM-Programm. Wenn Sie nur in den deutschsprachigen Raum beliefern, muss Ihr Programm verschiedene Mehrwertsteuersätze beherrschen und die gesetzlichen Vorschriften berücksichtigen. So schreibt die Schweiz vor, dass Sie als Vertriebsinhaber die Alters- und Hinterbliebenenvorsorge AHV abführen. Verbauen Sie sich nicht den Einstieg als Global Player. Gehen Sie in den gesamteuropäischen und den aufstrebenden osteuropäischen Markt. Dies verlangt jedoch vollkommene Flexibilität vom Programm. Es muss länderweise abrechnen und Ihre Vertriebspartner weltweit qualifizieren. Dazu gehört, dass die Kunden automatisch in Ihrer Landessprache angeschrieben werden und Ihre Rechnungen erhalten. So erhält ein in der italienischen Schweiz lebender Vertriebspartner alles auf italienisch. Achten Sie darauf, dass Sie den Artikeln länderabhängig Preise zuordnen können, damit Sie sich den jeweiligen Preisbedingungen des Landes anpassen können. Auch genügt eine einfache Euro-Umrechnung nicht, denn selbst in Europa haben sich noch nicht alle Länder dem Euroverbund angeschlossen. England ist ein gutes Beispiel für dieses und andere Probleme. Es hat noch keine Entscheidung zum Beitritt zum Euroverbund getroffen und schreibt auch eine besonders komplizierte Mehrwertsteuerabrechnung für die Direktvertriebe vor.
Die Vertriebspartnerverwaltung.
Die Vertriebspartnerverwaltung ist die Grundausstattung aller MLM-Softwaren. Hier werden die Stammdaten, wie die EDV’ler es nennen, gepflegt. Sie erfassen hier Ihre Vertriebspartner mit allen wichtigen Angaben wie Adresse und persönliche Daten. Um in Kontakt mit Ihren Vertriebspartner treten zu können, notieren Sie sich die verschiedenen Telefonnummern, Handy, Fax und Emailadresse. Damit Ware und Rechnung auch ankommt, halten Sie hier die Rechnungsanschrift und verschiedene Lieferanschriften nach. Manche Vertriebspartner haben Ihnen den Gewerbenachweis vorgelegt, sie sind mehrwertsteuerpflichtig. Auch für nicht so angenehme Fälle sollten Sie vorbereitet sein, so sollte das Programm eine Liefersperre und Provisionssperre vorsehen. Das Programm sollten Ihnen die Kontrolle über eingezahlte Registriergebühren, möglichst zum korrekten Zeitpunkt ermöglichen. Helfen Sie Ihren Vertriebspartnern, damit Sie auf dem aktuellen Ausbildungsstand bleiben. Eine gute Software unterstützt Sie mit der Kontrolle über die besuchten Seminare.
Wir alle wissen, dass Spezialisten Ihren Preis haben. Sonderkonditionen für einzelne Führungskräfte sollten für ein Programm selbstverständlich sein. Führungskräfte erhalten eine ausgehandelte Karrierestufe, die muss das Programm einrichten können. Auch sollten Sie individuelle Rabatte für einen Vertriebspartner festlegen können.
Selbstverständlich ordnet jede Vertriebspartner-Verwaltung den Vertriebspartner dem jeweiligen Sponsor zu. Grundsätzlich sollte nachgehalten werden, wer den Vertriebspartner in das Geschäft gebracht hat. Doch genügt das Ihren Ansprüchen? Sie haben wesentlich komplexere Anforderungen, um Ihren Vertrieb zu führen. Haben Sie zum Beispiel Ihren Vertrieb regional organisiert, so sollten Sie den Vertriebspartner dem jeweiligen Regionalteam und der Landesorganisation zuordnen können. So können Sie später Auswertungen nach Regionen und Länderorganisationen fahren, die wesentlich aussagekräftiger sind als reine Strukturauswertungen.
Leider kommt es manchmal vor, das ein Vertriebspartner versucht, sich ein zweites Mal einzutragen. Hier kann Ihnen eine Software mit einer automatischen Dublettenprüfung helfen. Diese erkennt einen solchen Vorgang und gewährleistet so eine faire Behandlung der Sponsoren. Die Provisionen der von ihnen geworbenen Vertriebspartnern bleiben den Sponsoren erhalten.
Jedes Network-Unternehmen kennt die hohe Fluktuationsrate. Scheidet ein Vertriebspartner aus, gibt es die Möglichkeit, den Vertriebspartner in der Struktur zu löschen. In diesem Fall muss das Programm selbstverständlich die gesamte Down Line dessen Sponsor zuführen. Die bessere Lösung, gewissermaßen der Königsweg ist der Roll Up. Beherrscht das Programm den Roll Up, so wird der Vertriebspartner sozusagen neutralisiert, jedoch nicht gelöscht. Gleichzeitig wird die gesamte Down Line seinem Sponsor zugeführt. Der Vorteil diese Verfahrens zeigt sich, wenn ein solcher ausgeschiedener Vertriebspartner sich neu einschreiben lassen will. Das System zeigt Ihnen dann den damaligen Grund des Ausscheidens an. Jetzt können Sie qualifiziert entscheiden, ob er wieder eingetragen wird oder nicht. Doch hier muss eine Einschränkung gemacht werden. Solche sensiblen Funktionen sollten selbstverständlich dem Vier-Augen-Prinzip unterliegen. Das Vier-Augen-Prinzip garantiert, dass ein Sachbearbeiter nur unter der Aufsicht eines autorisierten Angestellten des Vertrauens diese Arbeiten durchführen kann.
Professionelle Programme verwenden diese Vier-Augen-Prinzip für alle sensiblen und kritischen Funktionen, dazu gehören die Änderung von Feldern, die Provisionsauszahlungen beeinflussen genau so wie das manuelle Qualifizieren von Vertriebspartnern.
Tipp: Fragen Sie nach dem Vier-Augen-Prinzip und wie dieses abgesichert ist.
Zur Führung Ihres Vertriebes benötigen Sie Information über die Down Line eines jeden Vertriebspartners. Einige Programme halten diese Informationen aktuell direkt beim Vertriebspartner, Sie benötigen keinen Listenausdruck. Noch eleganter sind direkte, beim Vertriebspartner hinterlegte Informationen über die Down Line. Sind diese Informationen grafisch aufbereitet, so können Sie auf einen Blick erfassen, wie tief und effizient der Vertriebspartner in seiner Struktur arbeitet. Auswertungslisten über die Struktur geben Ihnen weitere Informationen. Sehr aussagekräftig ist hier die Genealogie. Eine solche Liste zeigt wie stark die einzelnen Beine eines jeden Vertriebspartners sind.
Tipp: Lassen Sie sich die Auswertungslisten zeigen und erläutern, wie die Auswertungen zustande gekommen sind. Gute Programme arbeiten mit Listengeneratoren, Sie können sich Listen individuell ohne Programmieraufwand zusammenstellen.
Interessieren Sie sich für die Umsätze Ihrer Vertriebspartner? Welche Frage! Diese Umsätze sollten immer sofort im System bei jedem Vertriebspartner sekundenaktuell zur Verfügung stehen. Sieht Ihr Marketingplan einen Generationsbonus vor, so benötigen Sie auch das jeweilige offene Volumen, seien es Punkte oder Beträge. Und natürlich sollte Ihnen das MLM-Programm auch sofort die Umsätze und Punkte der Down Line eines jeden Vertriebspartners anzeigen. Und all diese Informationen sollten immer sekundenaktuell präsent sein.
War das alles? Nein, Ihre Ansprüche sind größer. Drei verschiedene Auswertungsarten pro Vertriebspartner und zusätzlich seiner Down Line, gegebenenfalls auch seiner offenen Gruppe, haben sich bewährt. Zum ersten der gesamte Umsatz seit dem Beitritt des Vertriebspartners zum Vertrieb, dann der Umsatz im aktuellen Monat und schließlich noch die Umsätze der Aufträge, bei denen die Provision freigegeben wurde.
Wir hoffen, Ihnen hiermit eine Entscheidungshilfe gegeben zu haben.
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